V článku „Cestovné náhrady – tuzemská pracovná cesta“ sme sa zamerali na všeobecné základné informácie o pracovnej ceste v tuzemsku. Teraz sa podrobnejšie pozrieme na náhradu cestovných výdavkov v prípade, že na tuzemskú pracovnú cestu zamestnanec použije motorové vozidlo.
Máme dve možnosti:
- Na tuzemskú pracovnú cestu zamestnanec použije služobné motorové vozidlo
- v tlačive cestovný príkaz musí byť toto vozidlo určené ako dopravný prostriedok počas pracovnej cesty,
- zamestnanec vedie knihu jázd, kde podrobne eviduje jazdu autom počas pracovnej cesty,
- ak pohonné látky tankuje na palivové (tankovacie) karty alebo firemnú platobnú kartu, potom tieto finančné prostriedky nie sú súčasťou cestovného príkazu,
- ak pohonné látky z rôznych dôvodov zaplatí zo svojich vlastných finančných prostriedkov – zamestnávateľ mu ich preplatí.
- Na tuzemskú pracovnú cestu zamestnanec použije súkromné motorové vozidlo
- v tomto prípade zákon o cestovných náhradách nevymedzuje vlastníctvomotorového vozidla, súkromné auto použité na pracovnú cestu môže byť vo vlastníctve zamestnanca, jeho manželky alebo požičané od inej fyzickej osoby,
- zamestnávateľ súhlasí a písomne sa o tom dohodne so zamestnancom,
- z písomnej dohody musí byť zrejmé, na žiadosť kohosa dohoda o použití súkromného motorového vozidla uzatvorila, t. j. či na žiadosť zamestnanca, alebo na žiadosť zamestnávateľa,
- ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na svoju žiadosť, zamestnávateľ má dve možnosti uznania výdavkov, a to
- poskytne zamestnancovi sumu základnej náhrady za 1 km jazdy a náhradu výdavkov za spotrebované pohonné látky, alebo
- môže sa dohodnúť so zamestnancom na inej výške náhrady, a to vo výške ceny cestovného lístka verejnej dopravy,
- ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, potom zamestnávateľ musí poskytnúť zamestnancovi sumu základnej náhrady za 1 km jazdy a náhradu výdavkov za spotrebované pohonné látky,
- pre sumu základnej náhrady platí:
- základná náhrada patrí zamestnancovi za každý 1 km pracovnej cesty, pri ktorej použil súkromné motorové vozidlo,
- jednostopové vozidlo (motocykel, motorka, skúter, trojkolka): 0,05 €/1 km,
- osobné cestné motorové vozidlo: 0,183 €/1 km,
- iné vozidlo (autobus, traktor, nákladný automobil): výška náhrady sa určí na základe dohody medzi zamestnancom a zamestnávateľom,
- v prípade, ak zamestnanec pri pracovnej ceste použijek súkromnému motorovému vozidlu aj príves, suma základnej náhrady sa zvýši o 15 %,
- výsledná suma základnej náhrady sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor,
- pre náhradu za spotrebované pohonné látky platí:
- náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok platných v čase použitia cestného motorového vozidla na pracovnú cestu, prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla (ďalej len „technický preukaz“),
- cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou,
- ak zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky viacerými dokladmi o kúpe, cena pohonnej látky sa môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien,
- ak zamestnanec nepreukáže cenu pohonnej látky dokladom o kúpe, na výpočet sa použije cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky,
- ak je pohonnou látkou plyn alebo plyn v kombinácii s inou pohonnou látkou, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované pohonné látky za jednotlivé pohonné látky dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe podmienok pracovnej cesty, cien pohonných látok a spotreby.
- náhradu za spotrebované pohonné látky vypočítame nasledovne: spotreba v litroch na 100 km / 100 x počet km x cena pohonných látok za liter
- výsledná suma náhrady za spotrebované pohonné látky sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor.
- v praxi je niekedy problém, ako je alebo nie je zapísaná spotreba pohonných látok v technickom preukaze auta, preto podľa zákona o cestovných náhradách platí:
- ak je v technickom preukaze uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40%,
- ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu Európskej hospodárskej komisie alebo len podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie vypočítaná aritmetickým priemerom; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,
- ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného motorového vozidla,
- ak je v technickom preukaze cestného motorového vozidla uvedená spotreba podľa osobitného predpisu bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto osobitného predpisu; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba zvýši o 20%,
- ak sa spotreba v technickom preukaze nezhoduje so skutočnou spotrebou alebo sa spotreba v technickom preukaze neuvádza, pre výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky sa použije spotreba podľa technického preukazu cestného motorového vozidla rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a s rovnakým druhom pohonnej látky, alebo spotreba preukázaná dokladom vydaným osobou, ktorej bola udelená autorizácia podľa osobitného predpisu, alebo doplňujúce údaje výrobcu, dovozcu alebo predajcu preukazujúce spotrebu,
- ak zamestnanec používa súkromné motorové vozidlo na pracovnú cestu (zároveň ho nepoužíva na svoje podnikanie), toto súkromné motorové vozidlo sa stáva predmetom dane z motorových vozidiel a zamestnávateľ je povinný uviesť ho vo svojom daňovom priznaní k dani z motorových vozidiel, pričom toto daňovom priznaní sa zohľadní počet mesiacov, počas ktorých bolo auto používané na pracovnú cestu (pozor, aj ak sa auto použilo len 1 deň v mesiaci, na pracovnú cestu, do daňového priznania sa počíta celý mesiac).
Príklad
Zamestnanec na pracovnú cestu použil súkromné motorové vozidlo na základe dohody so zamestnávateľom. Pracovná cesta sa uskutočnila 18.04.2019 z Bratislavy do Žiliny a späť, počet najazdených km je 406, spotreba nafty uvedená v technickom preukaze je 5,6 l/100 km (STN). Zamestnanec predložil doklad o tankovaní v ten istý deň, na doklade je uvedené tankovanie 35 litrov, cena 1 litra nafty vrátane DPH je 1,269 eur, spolu zaplatil za naftu 44,42 eur.
Riešenie
Zamestnanec dostane nasledovnú náhradu cestovných výdavkov:
- suma základnej náhrady = 406×0,183 = 74,298 = zaokrúhlenie 74,30 eur
- náhrada za spotrebované pohonné látky = 5,6/100x406x1,269 = 28,85198 = zaokrúhlenie 28,86 eur.
Riešenie v prípade, že zamestnanec nepredloží doklad o tankovaní – na výpočet sa použije cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky, v našom prípade ide o 16. týždeň, v ktorom je priemerná cena nafty 1,260 eur za 1 liter.
Zamestnanec dostane nasledovnú náhradu cestovných výdavkov:
- suma základnej náhrady = 406×0,183 = 74,298 = zaokrúhlenie 74,30 eur
- náhrada za spotrebované pohonné látky = 5,6/100x406x1,26 = 28,64736 = zaokrúhlenie 28,65 eur.
Riešenie v prípade, že zamestnanec nepredloží doklad o tankovaní a počet najazdených km je rozdelených na 396 km mimo mesta a 10 km v meste – použije sa cena pohonnej látky zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky, v našom prípade ide o 16. týždeň v ktorom je priemerná cena nafty 1,260 eur za 1 liter. Zároveň pre jazdu vozidla v meste (10 km) sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40%, v našom prípade sa 5,6 litra zvýši o 2,24 litra, t. j. 7,84 litra.
Zamestnanec dostane nasledovnú náhradu cestovných výdavkov:
- suma základnej náhrady = (396+10)x0,183 = 74,298 = zaokrúhlenie 74,30 eur
- náhrada za spotrebované pohonné látky = (5,6/100x396x1,26) + (7,84/100x10x1,26) = 28,9296 = zaokrúhlenie 28,93 eur.
Riešenie v prípade, že zamestnanec použil súkromné vozidlo na svoju žiadosť a zamestnávateľ v dohode so zamestnancom súhlasil, ale zároveň v dohode určil výšku náhrady cestovných výdavkov vo výške ceny cestovného lístka verejnej dopravy – zamestnanec nepredkladá doklady o nákupe pohonných látok, tie mu nebudú preplatené, ani suma základnej náhrady. Zároveň zamestnanec nepredloží ani cestovné lístky z verejnej dopravy, lebo ich nemá. V tomto prípade stiahneme a vytlačíme údaje z internetu o cene cestovného lístka, ktorý by použil zamestnanec v prípade cestovania verejnou dopravou v danom dátume (rôzne dopravné prostriedky majú rôzne ceny, preto sa riadime dátumom a časom na vycestovanie tak, aby bol na mieste včas). Tento doklad je prílohou k cestovnému príkazu. V našom prípade by to bol rýchlik z Bratislavy do Žiliny a späť.
Zamestnanec dostane nasledovnú náhradu cestovných výdavkov:
9,38 + 9,38 = 18,76 eur.