cestovné náhrady

Cestovné náhrady – tuzemská pracovná cesta

Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce. Podmienky poskytovania náhrad cestovných výdavkov a iných plnení upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

Zamestnávateľ nepotrebuje súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, ak:

  • ide o pracovnú cestu v rámci obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca,
  • vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce,
  • so zamestnancom sa dohodol v pracovnej zmluve, že bude vykonávať pracovné cesty.

Maximálna doba trvania pracovnej cesty nie je zákonom určená. Jej trvanie je vo všeobecnosti vymedzené na nevyhnutne potrebné obdobie, pričom musí ísť len o prechodné plnenie úloh.

Zamestnávateľ písomne určí zamestnancovi:

  • miesto nástupu na pracovnú cestu,
  • miesto výkonu práce,
  • čas trvania,
  • spôsob dopravy,
  • miesto skončenia pracovnej cesty.

Zákon o cestovných náhradách žiadne tlačivo na vyslanie a určenie podmienok pracovnej cesty neustanovil  pre zamestnávateľa ako  záväzné tlačivo. Je v právomoci každého zamestnávateľa, aby sa rozhodol, aké tlačivo bude používať, pričom jeho štruktúru, formu a obsah si určí sám tak, aby bolo v súlade so zákonom o cestovných náhradách. V praxi sa ustálil názov tlačiva „Cestovný príkaz“.

Pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.

Do času trvania pracovnej cesty sa započítava:

  • čas od miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta výkonu práce na pracovnej ceste,
  • čas výkonu práce,
  • čas do príchodu do miesta skončenia  pracovnej cesty.

Upozornenie – pracovná cesta začína momentom nástupu zamestnanca na cestu, t. j. nástupom do auta, do prostriedku hromadnej dopravy, smerom na výkon práce na inom mieste, ako je jeho pravidelné pracovisko.

Pravidelné pracovisko je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Ak také miesto nie je dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Ak ide o zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu (trvalý pobyt alebo prechodný pobyt). Ak má zamestnanec na základe dohody o vykonaní práce výkon práce v mieste mimo miesta pobytu, môže s ním zamestnávateľ v tejto dohode dohodnúť, že mu poskytne i pri ceste z miesta pobytu do miesta výkonu práce a späť náhrady ako pri pracovnej ceste.

Nárokové cestovné náhrady sú náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť. Zamestnanec si pri uplatňovaní práva na nárokové náhrady musí splniť zákonom stanovené podmienky. Nárokové cestovné náhrady nie sú predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti, ak sa poskytujú v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky.

Nenárokové cestovné náhrady nie je zamestnávateľ povinný poskytovať zamestnancovi. Ich poskytovanie je založené na dohode – napr. v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve. Nenárokové cestovné náhrady sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom, t.j. sú predmetom dane.

 Cestovné náhrady sa poskytujú:

  • zamestnancom v pracovnom pomere  alebo v štátnozamestnaneckom pomere, ak osobitný predpis neustanovuje inak,
  • členom družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
  • fyzickým osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov),
  • osobám, o ktorých to ustanovuje priamo zákon o cestovných náhradách (napr. zahraniční zamestnanci, ktorí vykonávajú pracovné cesty u slovenského zamestnávateľa na základe dohody o vzájomnej výmene zamestnancov, rodinným príslušníkom zamestnanca, ktorý má podľa pracovnej zmluvy výkon práce v zahraničí),
  • osobám, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis (napr. starostovia miest a obci, poslanci obecného zastupiteľstva, audítori, daňoví poradcovia a pod.),
  • osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu (napr. člen predstavenstva, člen dozornej rady, konateľ spoločnosti a pod.),
  • osobám, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté (napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach),
  • dočasne prideleným zamestnancom pri pracovných cestách počas výkonu práce k užívateľskému zamestnávateľovi.

 Zamestnancovi vyslanému na tuzemskú pracovnú cestu patria nasledujúce nárokové náhrady (§ 4 a 5 zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách):

  1. náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
  2. náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
  3. stravné,
  4. náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
  5. náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.

Na vyššie vymenované nárokové náhrady sa zameriame v nasledujúcich bodoch:

1. Náhrada preukázaných cestovných výdavkov

Pri uznávaní cestovných výdavkov treba vždy vychádzať z toho, aký spôsob a druh dopravy bol pred vyslaním zamestnanca na tuzemskú pracovnú cestu určený zamest­návateľom v podmienkach pracovnej cesty.

Zamestnávateľ môže určiť zamestnancovi, že pracovnú cestu vykoná:

  • prostriedkami verejnej dopravy (vlak, autobus, lietadlo, mestská hromadná doprava, taxi),
  • služobným autom,
  • súkromným autom (viac v článku „Cestovné náhrady – vlastné auto“).

Cestovné výdavky preukazuje zamestnanec dokladom z konkrétne určeného druhu a spôsobu dopravy, ktorý mu určil zamestnávateľ pred vyslaním na pracovnú cestu. Ide napr. o nasledovné doklady – cestovné lístky, letenky, blok z taxi, lístok z miestnej verejnej dopravy, blok z tankovania pohonných látok, …

Doklady musia byť časovom a vecnom súlade s časom a miestom konania pracovnej cesty.

V prípade, ak zamestnanec cestovné výdavky nepreukáže (napr. z dôvodu straty cestovných lístkov), zamestnávateľ ich môže uznať aj bez preukázania (§35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách), pričom výšku cestovných výdavkov určí s prihliadnutím na spôsob dopravy, ktorý zamestnancovi určil v podmienkach pracovnej cesty.

2. Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie

Zamestnanec má vždy nárok na preu­kázaný výdavok za ubytovanie. Zákon o cestovných náhradách neustanovuje žiadne limity na výšku výdavkov na ubytovanie. Navyše si ich nemôže určovať ani zamestnávateľ vo svojom internom predpise.

Zamestnávateľ má v zásade 2 možnosti na ovplyvnenie výšky výdavkov za ubytovanie:

  • v podmienkach pracovnej cesty určí spôsob ubytovania (napr. hotel do určitej kategórie), pričom nemôže určiť finančný limit na ubytovanie,
  • zamestnávateľ zabezpečí ubytovanie na pracovnej ceste, potom zamestnanec je povinný ubytovať sa v tomto zariadení.

Výdavky za ubytovanie preukazuje zamestnanec dokladom v podobe hotelového účtu alebo účtu zo súkromného ubytovacieho zariadenia.

Zamestnávateľ je povinný vždy požadovať od zamestnanca predloženie dokladu za výdavky na ubytovanie. V prípade straty dokladu požadovať vysta­venie náhradného dokladu. Ak sa nepodarí získať náhradný doklad o ubytovaní, zamestnávateľ môže uznať tento výdavok aj bez preukázania (§ 35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách).

3. Stravné

Zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty za podmienok ustanovených zákonom č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni (platné pre rok 2019):

  • 5 až 12 hodín …………………. 4,80 eur,
  • nad 12 hodín až 18 hodín … 7,10 eur,
  • nad 18 hodín ……………….. 10,90 eur.

Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas

  1. kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest,
  2. dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín a ktorá celkovo trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
  3. jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest.

So zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnúť odchylne od tohto zákona podmienky na poskytovanie stravného, ako aj nižšie sumy stravného, najviac však o  5 % z ustanovenej sumy stravného.

Ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázane zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, zamestnávateľ stravné kráti o:

  • 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,
  • 40 % za bezplatne poskytnutý obed,
  • 35 % za bezplatne poskytnutú večeru,

z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín alebo z najvyššej dohodnutej sumy stravného, medzi zamestnancom a zamestnávateľom v pracovnej zmluve alebo v dohodách o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru.

Ak má zamestnanec na pracovnej ceste v rámci ubytovacích služieb preukázane poskytnuté raňajky, zamestnávateľ stravné kráti spôsobom ustanoveným v predchádzajúcom odseku, t. j. o 25 %. Za preukázanie zabezpečeného jedla alebo poskytnutých raňajok sa považuje aj vyhlásenie zamestnanca o tejto skutočnosti vo vyúčtovaní cestovných náhrad.

V súvislosti s vypočítanou mierou krátenia stravného za bezplatne poskytnuté stravovanie platí, že sa nezaokrúhľuje vypočítaná nominálna (menovitá) miera krátenia, ale až vypočítané, určené stravné, a to na najbližší eurocent nahor. Týmto spôsobom sa zaokrúhľuje stravné za každý kalendárny deň samostatne a nie za pracovnú cestu ako celok.

Stravné zamestnancovi nepatrí po dobu prerušenia pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny zamestnanca alebo po dobu dohodnutého prerušenia pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca.

 4. Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov

Potrebné vedľajšie výdavky sú všetky ostatné výdavky, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s podmienkami a plnením úloh na pracovnej ceste. Patria tu napr. poplatok za použitie telefónu, faxu, internetu, vstupné na veľtrh, výstavu, poplatok za použitie garáže, parkoviska, diaľničný poplatok a pod.

Rozsah týchto výdavkov nie je v zákone o cestovných  náhradách vymedzený. Nevyhnutnosť a účelnosť vynaloženia konkrétnych výdavkov posudzuje zamestnávateľ.

V prípade, že zamestnanec potrebné vedľajšie výdavky nepreukáže (napr. z dôvodu straty), zamestnávateľ môže uznať tieto výdavky aj bez preukázania (§ 35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z.z.).

5. Náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny

Návštevou rodiny sa tuzemská  pracovná cesta prerušuje, preto je potrebné zo strany zamestnávateľa presne určiť čas prerušenia a pokračovania pracovnej cesty. Podmienky pre poskytovanie náhrady výdavkov za tuzemské pracovné cesty na návštevu rodiny:

  • náhrada sa poskytuje, ak pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní,
  • z časového hľadiska sa náhrada poskytuje jedenkrát týždenne, avšak  možno dohodnúť poskytovanie náhrady za dlhšiu dobu (napr. jeden krát za 10 dní, jedenkrát za 14 dní), najdlhšie však za 1 mesiac. Dlhšia doba môže byť dohodnutá v pracovných zmluvách, v kolektívnych zmluvách alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom,
  • náhrada sa poskytuje do miesta pobytu rodiny – prechodný pobyt alebo trvalý pobyt, pričom zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť na poskytovaní tejto náhrady aj do iného miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ktorá sa prechodne zdržiava na inom mieste, napr. počas dovolenky.

Upozornenie – na vznik nároku stačí, ak pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní a to podľa doby trvania pracovnej cesty, ktorú určuje zamestnávateľ v rámci podmienok pracovnej cesty. Napr. ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu s nástupom na ňu v utorok v 1. týždni, s návratom vo štvrtok v 2. týždni, pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní. Týmto je splnená zákonná podmienka a zamestnanec má nárok  na náhradu cestovných výdavkov za účelom návštevy rodiny počas víkendu.

Za čas strávený na pracovnej ceste mimo pracovnej doby nemá zamestnanec zo zákona žiadne osobitné nároky. Zamestnávateľ je povinný nahradiť zamestnancovi všetky náklady súvisiace s pracovnou cestou (cestovné náhrady podľa zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách). Ale čo s náhradou za stratu času počas pracovnej cesty, ktorá trvá napr. z dôvodu cestovania dlhšie ako je pracovná doba? Je potrebné rozlišovať čas strávený na pracovnej ceste v rámci pracovného času a čas strávený na pracovnej ceste mimo rámca pracovného času.  Od 01.01.2013  pribudol v Zákonníku práce nový § 96b, ktorý rieši práve náhradu za stratu času zamestnanca pri jeho pracovnej ceste mimo pracovnej doby, ak tento čas nemožno klasifikovať ako prácu nadčas.

V Zákonníku práce sa uvádza, že zamestnancovi za stratu času pri jeho pracovnej ceste patrí peňažná náhrada alebo náhradné voľno, pričom tieto nároky si môže zamestnanec uplatniť iba za predpokladu, že sú upravené v kolektívnej zmluve alebo boli osobitne dohodnuté medzi zamestnávateľom a zástupcami zamestnancov.

Ak u zamestnávateľa nepôsobia zástupcovia zamestnancov a neexistuje žiadna kolektívna zmluva, zostáva len na rozhodnutí zamestnávateľa, či poskytne zamestnancom nejakú náhradu za stratu času pri pracovnej ceste mimo pracovnej doby. Zákonník práce ani iný zákon zamestnávateľovi takúto povinnosť zatiaľ nedáva.

Vyúčtovanie cestovných náhrad

Zamestnanec je povinný predložiť do 10 pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad za pracovnú cestu a vrátiť nevyúčtovaný preddavok.

Lehotu je možné predĺžiť v kolektívnej zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo v internom  predpise zamestnávateľa, a to najdlhšie do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená.

Zamestnávateľ je povinný do 10 pracovných dní od predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca.

Lehotu je tiež možné predĺžiť v kolektívnej zmluve, alebo v písomnej dohode so zamestnancom alebo internom predpise zamestnávateľa, a to najdlhšie do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady.